Der Gesetzgeber hat zum Januar 2020 die sogenannte Belegausgabepflicht – auch Bonpflicht genannt – eingeführt. Sie verpflichtet Händler zur Herausgabe eines Kassenbons – und zwar für jeden Vorgang. Allerdings bleibt es den Kunden überlassen, ob sie den Beleg mitnehmen oder nicht. Bei höherwertigen Geräten sollte der Bon aber stets mitgenommen und entsprechend verwahrt werden, um beispielsweise bei einem Garantiefall das Kaufdatum nachweisen zu können. Beim Ausmisten stellt sich allerdings dann die Frage, was weg kann oder was man noch nicht oder sogar nie entsorgen sollte.
Seit Beginn dieses Jahres bekommen Verbraucher stets einen Beleg von Unternehmen für eine gekaufte Ware oder eine erhaltene Dienstleistung – auch wenn sie nur ein paar Brötchen gekauft haben. Der Gesetzgeber möchte auf diesem Weg die Steuerhinterziehung bekämpfen. Doch im Gegensatz zu anderen Ländern wie Italien oder Österreich ist man als Kunde hierzulande nicht verpflichtet, den Bon mitzunehmen, um den offiziellen Kauf nachweisen zu können.
Unabhängig davon sollten Belege immer mitgenommen werden, wenn es um höherwertige Produkte geht, um den Nachweis des Kaufes bei einem Umtausch oder einem Gewährleistungs- oder Garantiefall zu haben. Doch wann können diese Kaufquittungen weg? Und wie lange sollten andere Dokumente wie Kontoauszüge, Darlehens-, Miet- oder Arbeitsverträge, Renten-, Kindergeld- und Steuerbescheide, aber auch Versicherungspolicen, Zeugnisse und andere Unterlagen aufgehoben werden?
Rechnungen, Kassenbons und andere Belege
Für bewegliche Güter wie Möbel oder Elektrogeräte gilt für Verbraucher gemäß den Paragrafen 437, 438 und folgenden BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) ein Gewährleistungsrecht und zwar für mindestens zwei Jahre nach dem Kauf. Um das Kaufdatum nachweisen zu können, sollten also so lange Bons, Belege und Quittungen, die den Kaufzeitpunkt belegen, nicht entsorgt werden. Gibt der Händler oder Hersteller eine längere Garantie, sollten die Nachweise mindestens bis zum Ende der eingeräumten Garantiezeit aufbewahrt werden.
Ebenfalls zwei Jahre sollten Handwerkerrechnungen aufbewahrt werden, denn bei Mängeln gilt hier ein zweijähriges Gewährleistungsrecht. Innerhalb dieses Zeitraums kann man als Kunde beispielsweise eine Nachbesserung verlangen. Wurden diese Leistungen für einen Neubau, einem Umbau oder einer umfangreichen Gebäudereparatur erbracht, besteht sogar gemäß Paragraf 438 BGB ein fünfjähriges Gewährleistungsrecht. Entsprechend lange gilt es, die Nachweise aufzubewahren.
Und das sollte man auf alle Fälle, denn damit man nachweisen kann, dass eine Handwerkerleistung nicht durch Schwarzarbeit erbracht wurde, besteht für Privatpersonen gemäß Paragraf 14b Absatz 1 UstG (Umsatzsteuergesetz) sogar eine Verpflichtung, solche Handwerkerrechnungen aufzubewahren. Wie lange diese Aufbewahrungsdauer ist, kann zumeist dem Rechnungsaufdruck entnommen werden. In aller Regel beträgt diese Aufbewahrungsfrist zwei Jahre. Tipp: Kopieren oder einscannen sollte man alle Belege auf Thermopapier, da diese nach kurzer Zeit unleserlich werden.
Das darf erst nach vier, fünf oder zehn Jahren weg …
Kontoauszüge sollten Privatpersonen mindestens vier Jahre lang aufbewahren, denn einerseits kann das Finanzamt innerhalb von drei Jahren die Kontobelege für eine Ausgabe nachfordern, die man steuerlich geltend gemacht hat – und das geht eben mit den Kontoauszügen. Außerdem sind diese hilfreich, um nachweisen zu können, dass man etwas bezahlt hat, denn ein Verkäufer kann einen (vermeintlich noch nicht bezahlten) Kaufpreis drei Jahre lang einfordern (Verjährungsfrist).
Diese Verjährungsfrist gilt übrigens nicht nur für einen Kauf oder eine erbrachte Dienstleistung, sondern auch bei Mietverträgen und -vertragsänderungen. Deshalb sollten auch Übergabeprotokolle und Nebenkostenabrechnungen mindestens drei Jahre lang aufbewahrt werden – und zwar auch dann, wenn der Mietvertrag in dieser Zeitspanne beendet wurde.
Mindestens fünf, aber besser zehn Jahre lang sollten Steuerbescheide und die eingereichten Steuerunterlagen verwahrt werden, denn Steuerpflichtige können innerhalb von fünf Jahren nach Zugang der Steuererklärung für versehentlich falsch gemachte Angaben und innerhalb von zehn Jahren für Steuerbetrug belangt werden. Privatpersonen mit einem jährlichen Einkommen von über 500.000 Euro sind übrigens gemäß Paragraf 147a AO (Abgabenordnung) verpflichtet, ihre Steuerunterlagen und ihre Kontoauszüge mindestens sechs Jahre aufzubewahren.
… und diese Dokumente sollte man nie wegwerfen
Außerdem sollten Urteile, Mahnbescheide und Prozessakten mindestens 30 Jahre aufbewahrt werden. Alle Unterlagen, die als Nachweis über rentenrelevante Versicherungszeiten gelten, also zum Beispiel Arbeitsverträge, Gehaltsunterlagen sowie Nachweise über Rentenzeiten, Arbeitslosigkeit, Sozialversicherungs-Beiträge oder auch Ausbildungs- und Studienzeiten, sollten bis zum Erhalt der Altersrente aufgehoben werden. Mithilfe dieser Unterlagen lassen sich nämlich Unstimmigkeiten mit der Deutschen Rentenversicherung (DRV) bezüglich der rentenrelevanten Zeiten und Beträge klären.
Versicherungsverträge, Spar- und Darlehensverträge und Ähnliches sind bis zum Ende der Vertragslaufzeit aufzubewahren, besser sogar noch darüber hinaus, um im Fall des Falles bestimmte Vorgänge oder Leistungen belegen zu können. Gar nicht wegwerfen sollte man Geburts- und Heiratsurkunden, Rentenbescheide, den Impfpass, Schul-, Studien- und Arbeitszeugnisse sowie den Führerschein. Unterlagen, die im Zusammenhang mit dem Kauf oder Bau einer Immobilie stehen, also zum Beispiel ein Notarvertrag, sollten ebenfalls nicht weggeworfen werden.
Tipp: Um beispielsweise bei einem Brandfall nicht alle wichtigen Dokumente zu verlieren, ist es sinnvoll, Kopien von allen wirklich wichtigen Dokumenten wie zum Beispiel von Schul- und Arbeitszeugnissen, Kfz-Papieren und Versicherungspolicen an einem externen Ort zu lagern. Besonders sinnvoll: Man scannt die Originale ein und legt diese Dokumente beispielsweise in einer Cloud ab. Sollten beispielsweise durch einen Brand oder Diebstahl die Originale abhandenkommen, sind diese Kopien und Scans als Nachweise außerordentlich hilfreich.
